Разное

Планирование времени. Как я это делаю?

Все мы часто сожалеем, что в сутках только 24 часа и не на что не хватает времени. 1 января мы планируем похудеть, съездить  в отпуск, выучить иностранный язык, а в конце года оправдываем себя нехваткой на все времени.

Я столкнулась с катастрофической нехваткой времени когда уволилась в работы и перешла полностью на свободную занятость. Брала проекты и задачи, думая, что вот у меня теперь куча времени и я могу взять очень много работы и все успеть. Уж теперь то я точно буду бегать по утрам, выучу несколько языков, похудею на 10 килограмм))

Но, как сказал Торин Дубощит: «Я никогда так не ошибалась».

Работодатель ставит нам задачи и контролирует их выполнение, а когда мы предоставлены сами себе организм стремиться в состояние покоя. Надо было как-то упорядочить работу и отдых и тогда я услышала слово «тайм-менеджмент». Тайм-менеджмент – это управление своим временем. Существует множество методик повышения эффективности его использования и не хочется писать о неудачных попытках, поэтому поделюсь методом, который я опробовала на себе и который реально работает. Это таблетка от ежедневной схватки «этот проект надо было закончить еще вчера» и противоядие от дисгармонии которую мы сами вносим в свою жизнь.

 

ElizabethGadd14

Все началось как всегда с книжки. Это была книга Дэвида Алена «Как привести дела в порядок». В своей книге он подробно расписывает свою методику Getting Things Done (GTD), которая переводится как «доведение дел до завершения», а не «Как привести дела в порядок», но я думаю уже никто давно не удивляется вольностям русского перевода. Идея этой методики состоит в том, что надо освобождать нашу голову от рутинной информации. Не думать постоянно о том, что утром надо разбудить мужа, до обеда позвонить в банк, обязательно купить в магазине хлеб, позвонить маме и т.д. А перенести всю эту информацию на какой-то внешний носитель. Это может быть ежедневник, ноутбук, приложение в телефоне.

«Искусство расслаблять сознание и способность освобождать его от всех забот и переживаний, вероятно, является одним из величайших секретов великих людей»

Но не стоит просто записывать поступающие задачи. Их обязательно надо систематизировать и обрабатывать. Дэвид Ален предлагает это делать в 5 этапов:

  1.  Собрать
  2. Обработать
  3. Сортировать
  4. Рассмотреть
  5. Действовать

Ален называет это управление «по горизонтали».

Собрать

Любую поступившую информацию надо сохранить: записать в ежедневник, добавить в телефон, переслать себе на электронную почту или в документ на компьютере. Таким образом вы ничего не забудете и освободите свою голову от рутинных мыслей.

Чтобы понять выполнили вы условия этого этапа достаточно проверить:
1.Все ли задачи вы выписали и точно ли ничего не храните у себя в голове.
2. Мест хранения информации не должно быть много. Используйте лучше одно устройство.
3. Регулярно ли вы чистите ваши хранилище?

Обработать

Обработка собранной информация должна проходить по следующему алгоритму:

Возьмите верхнюю задачу из записанных вами.

Если она требует действия и занимает мало времени ( до 5 минут), то сразу делайте её ИЛИ отдайте её кому-то другому (делегируйте) ИЛИ отложите, если на неё требуется много времени.

Например задача зайти за продуктами в магазин. Если вам нужен только батон, магазин рядом, и это займет 5 минут, то идете сразу ИЛИ позвоните кому-то и попросите купить для вас батон ИЛИ если на это требуется много времени (магазин далеко например и совсем вам не по пути), то отложите эту задачу, проживете же день без батона, заодно съедите меньше мучного)
Бывает, что информация не требует никакого действия (например ваш врач принимает теперь не с 9:00, а с 10:00), то оставляйте ее как справочную информацию.

Сортировать

Задачи, которые требуют действий разбивайте на несколько списков:

Подзадачи (Проекты)

Относите сюда большие задачи. Разбивайте всегда большие задачи на несколько маленьких. Только так получится распоряжаться своим временем максимально эффективно. Например проект «моя свадьба». Для организации свадьбы надо заказать торт, купить платье, найти ведущего, туфли, букет и т.д. Но я бы советовала такой проект делегировать свадебному агентству и освободить свою голову для вашего жениха).

ElizabethGadd1

Отложенное

Если задачу вы делегировали или по каким-то причинам сможете выполнить её только через какое-то время поместите её в список «отложенное». Я бы рекомендовала вам так делать с какими-то не срочными делами которые надо сделать в течении недели. Например, вам на неделе надо купить стиральный порошок, позвонить классному руководителю, узнав как дела у ребенка в школе и забежать к подруге. Оставьте эти задачи в «плавающем» режиме и выполняйте их после того как сделаете основные, тогда не будет никакого давления и постоянного держания в голове большого объема информации.

Когда-нибудь может быть

Есть задачи, которые на данный момент могут быть не актуальны и неизвестно станут ли они актуальны в будущем. Помещайте их в этот список.

Не стремитесь расписать свой день по минутам. На практике это практически не выполнимо. Планы меняются. Разделите задачи на гибкие и жесткие.

Гибкие задачи — это задачи, которые могут быть выполнены в любое время (их удобно выполнять по порядку). К этой категории относится большинство задач.

Жесткие задачи – это задачи, которые должны быть выполнены только в определенное время. Например, встреча, совещание, запланированный звонок.

Оставьте в календаре только жесткие задачи. В начале дня просматривайте календарь и список задач. Не держите их в голове, вы всегда сможете подсмотреть в ежедневник. Удобнее пронумеровать строчки в ежедневнике и напротив каждого числа написать ваши задачи. Если в начале дня жестких задач нет, то выполняйте гибкие задачи по порядку: в зависимости от степени вашей усталости, наличия времени и ресурсов. Выполняете задачи от самых приоритетных к менее приоритетным. Когда приходит время жесткой задачи, прерывайтесь, выполняйте её и вновь возвращайтесь к выполнению гибких задач по списку. Это самый простой способ планирования при большом количестве дел.

Рассмотреть

Периодически просматривайте ваши списки задач. Иначе зачем их вообще составлять? В списке ваши задачи должны быть отсортированы: от самых важных к менее важным. Если хотите выполнить задачу из списка, то берете самую важную, которую сейчас сможете выполнить.

Действовать

Система должна быть простой, чтобы вы тратили больше времени на саму деятельность, а не на ее организацию.

Девид Ален упоминает в книге и вертикальное управление.

Горизонтальное управление распространяется на поддержание всех процессов, в которых вы участвуете. Вы постоянно сканируете окружающее вас пространство и в течении дня обращаете внимание на увядающий цветок, что вам надо назначить обед, позвонить родителям, отменить совещание, посмотреть вечером кино. Вас может сильно удивить то количество вещей, который мозг обрабатывает в течении дня.

Вертикальное же управление направлено на рассмотрение сверху вниз всего на чем вы заострили свое внимание. Например, вы остановили свое внимание на отпуске. Когда и куда вы поедете, что возьмете с собой в путешествие, где купите билеты, в каком отеле остановитесь, сколько потратите денег и т.д.

ElizabethGadd10

Цель горизонтального и вертикального управления одна и та же. Очистить вашу голову от лишних мыслей.

Планирование сверху вниз подразумевает под собой не только разбиение больших проектов на отдельные части, но и более глобальное планирование жизни.

Разбитие задач (целей) на

1. Текущие дела;

2. Текущие проекты;

3. Круг обязанностей;

4. Ближайшие годы (1-2 года);

5. Пятилетняя перспектива (3-5 лет);

6. Жизнь.

В книге автор упоминает множество средств и приемов, которые помогают организовать свое время. Конечно я очень советую прочитать книгу самому. Свою я заказывала в интернет-магазине, но есть и электронные версии. Для ведения задач я использую ежедневник и долгое время не было никакой замены, но не так давно появилось приложение Todoist. Оно бесплатное, но с платными возможностями. К сожалению, я считаю, что без платной части оно не очень эффективно, поэтому если вам не хочется платить деньги пользуйтесь лучше бумажными продуктами. Надеюсь вышло познавательно и интересно.